¿Intercambios de correos electrónicos y llamadas telefónicas con los clientes para cotizar la expedición? Pronto serán un recuerdo lejano. Nova Systems ha empezado la nueva digitalización colaborativa de BeOne, el software para las expediciones internacionales, los transportes, la aduana y la logística, con el lanzamiento de un nuevo modulo dentro del ERP: la Collaboration Platform.
“La plataforma ha sido incrementada con nuevos servicios y funcionalidades creados de manera especifica para el mundo de los transportes y de la logística, para permitir a los comitentes de los clientes de Nova Systems ser autónomos en encontrar las informaciones que necesitan. Todo esto donde haya una conexión internet y un browser web”, afirma Riccardo Tarocco, Chief Software Architect de la sociedad de Information & Communication Technology, el que destaca: “En particular, las tradicionales herramientas de comunicación, es decir correos y llamadas, con un consiguiente ahorro de tiempo. Gracias a la plataforma, la asignación de las expediciones se realiza en tiempo real a través de la herramienta de “Autoquote”. El cliente también puede controlar el seguimiento de las mercancías y los documentos relativos a las transacciones actuales e históricas.”
La plataforma colaborativa ha sido creada utilizando las mejores tecnologías ahora disponibles en el mercado. “Se trata de una aplicación web HTML5, CSS, Boostrap4 desarrollada mediante ASP.NET que se puede utilizar desde cualquier dispositivo Mobile. La plataforma es responsive, el que significa que el aspecto grafico puede adaptarse automáticamente al dispositivo utilizado – agrega Tarocco -. La Suite permite digitalizar procesos empresariales y administrar todos los documentos en el dominio digital, eliminando así los impresos”. Los datos ingresados por los clientes enriquecen directamente la base de datos de BeOne, simplificando y agilizando las actividades del Back Office, que no están conectadas con el departamento de ventas o no tienen contacto con el cliente. “La información está siempre actualizada y se encuentra en una sola plataforma y se reduce la posibilidad de dispersar documentos y comunicaciones. Las acciones emprendidas por el Back Office, por ejemplo, la valoración de una solicitud de Cotización que convierte la Oferta Sport en Estado a confirmar, son visibles y manejables en tiempo real en la Collaboration Platform. Esto permite interactuar en tiempo real con los clientes y negociar cualquier solicitud de manera precisa”, continúa Tarocco.
Las aplicaciones de la plataforma son configurables por cada cliente de manera completamente autónoma y se dividen en cinco macro áreas, cada una de las cuales contiene servicios específicos: Gestion del transporte (Área TMS), Document Management System (Área DMS), Customer Relationship Management (Área CRM), Gestión de almacenes (Área WMS – SGA) e Business Intelligence (Área BI). Además, la Collaboration Platform interactúa con el Activity Management de BeOne. Las acciones emprendidas por un usuario conectado a la plataforma, como la creación de una Oferta Spot o la inserción de un expediente, generan de forma automática unas actividades especificas para un Work Group o para un único usuario, notificando las solicitudes con la posibilidad de gestionarlas en tiempo real. El resultado es una mayor proactividad en la gestión de las operaciones”, evidencia el Chief Software Architect de Nova Systems. “Respecto al Tracking & Tracing de las expediciones, es posible publicar el progreso de los envíos gestionados a través del Workflow de BeOne, decidiendo cuales informaciones publicar según el tipo de usuario que utiliza la plataforma (Remitente, Destinatario o Corresponsal). Lo mismo ocurre con los documentos electrónicos emitidos y recibidos, que pueden consultarse directamente desde la plataforma”.
La plataforma colaborativa también está integrada con el Communication Management. Los correos electrónicos HTML enviados automáticamente por esta herramienta contienen hyperlink que le permiten conectarse a la plataforma. Por ejemplo, una Oferta Sport enviada al cliente puede confirmarse simplemente haciendo clic en el enlace contenido en el correo electrónico. “De la misma manera, es posible gestionar el Tracking de los envíos sin autenticación” – asegura Tarocco -. Gracias al Communication Management es posible enviar las actualizaciones del estado de las expediciones (“Status Update”) y, al hacer clic en el enlace contenido en los correos mismos, acceder a los detalles del seguimiento. Esto es particularmente útil para el mundo B2C, donde los sujetos implicados no están codificados, sino indicados en los datos de la expedición”.
Finalmente, otra novedad introducida en la plataforma colaborativa de BeOne son los banners publicitarios que se pueden insertar en la plataforma web. “Los banners permiten vehicular la introducción o la mejora de los nuevos servicios, pueden ser manejados completamente por parte del cliente y contener textos y imágenes que obviamente reflejan el “look & feel” de la empresa, y pueden conectarse a páginas web específicas ya presentes en su sitio. Es posible gestionar las fechas de inicio y finalización de publicación para cada banner”, concluye Tarocco.
